Внутренняя опись документов дела

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.
Внутренняя опись документов дела - составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для дел по личному составу, а также дел, сформированных по видам документов. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.Кроме того внутренняя опись документов составляется при передаче дел при смене ответственного лица.

Внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем.