Экспертиза ценности документов - это процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.
Первый этап экспертизы проводится в текущем делопроизводстве в процессе
формирования дел.
В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.
В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.
Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в процессе деятельности организации.
По итогам экспертизы ценности документов выделяются следующие группы дел:
- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;
- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
- долговременного хранения (до 10-ти лет). В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов;
- временного хранения (до 5-ти лет);
- подлежащие уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы (с истекшими сроками хранения).
Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются, годовые разделы, описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.
